احتفالية (ديوان العرب) في ضيافة (أدب ونقد) الرصاصة الأخيرة صمود غزة

الصفحة الأساسية > توجيه للكتاب > فن الرسائل الألكترونية

فن الرسائل الألكترونية

٢٩ تشرين الثاني (نوفمبر) ٢٠٠٦، خاص لديوان العرب عادل سالم

الرسائل الألكترونية لمن يتعامل مع البريد الألكتروني كثيرة، ومنوعة، فمن رسائل المال والاقتصاد، ورجال الأعمال، إلى رسائل العشاق، ومحبي الثرثرة وغيرهم .

وقد كان معظمنا في البداية ربما يتلف الرسالة بعد قراءتها أو بعد مرور فترة على وصولها، خصوصا أن معظم الناس كانوا يعتمدون على بريد مجاني ذي سعة تكاد تكفي رسائل الشهر، وقلة منهم كانوا يحتفظون بالرسائل على أجهزتهم.

لكن مع تطور الزمن أصبحت الرسائل البريدية تشكل مادة توثيقية وأرشيفية يحاول كل منا الاحتفاظ بها للعودة إليها يوما ما لسبب أو لآخر، ربما لأنها تشكل جزء من عمله أو ذكرياته.

ولعل الأهم في كل ذلك رسائل الشركات، أو المجلات، أو الهيئات الثقافية، أو الإنسانية، أو المؤسسات الرسمية.
وقد أصبح كل مستخدمي البريد الإلكتروني تقريبا يحتفظون برسائلهم، خصوصا بعد الثورة التي أحدثتها شركة جوجل في البداية التي رفعت المساحة المجانية الممنوحة للمشترك مئات المرات عن تلك التي كانت شركتا مايكروسوفت، وياهو تقدمها لمشتركيهما مما أجبرهما على التسليم بالمنافسة، وزيادة السعة فتنفس المشتركون الصعداء.

معظم المواطنين في العالم والعرب منهم يهملون أرشفة رسائلهم، ويتعاملون باستخفاف، واستهانة باستخدام الرسائل حتى إذا اضطروا إلى إرسال رسالة مهمة لطلب عمل مثلا يرتكبون نفس الأخطاء مما يعطي عنهم فكرة مغايرة لما يريدون أن يقدموه عن أنفسهم.

ويمكن أرشفة الرسائل حسب عدة طرق بناء لاحتاجات الشخص أو الشركة، أو الهيئة، وحسب مدى الاعتماد على الأرشيف في العمل.

لا يكفي العودة لمرسل الرسالة للبحث عنها فقد يكون لمرسلها ألف رسالة بالملف لذلك يتم اعتماد عنوانها مثلا أو تاريخ وصولها.

وقد لاحظت خلال عملي الطويل مع الرسائل البريدية منذ نهاية 1991 عندما كانت الرسائل محدودة والمواقع محصورة بشكل خاص في الولايات المتحدة العديد من الأخطاء الشائعة المنتشرة في صفوف مستخدمي الشبكة العنكبوتية، والتي أحب أن أنوه لها ليس من باب مسك الأخطاء، ولكن من باب التوجيه والتنويه للأفضل، لأن واجبنا أن نطور أنفسنا لا أن نبقى كما نحن لا نتقدم خطوة إلا بعد أن يسير غيرنا ألف خطوة غيرها.

أولا: عنوان الرسالة:

كثير من الذين يكتبون رسائل ألكترونية لا يكتبون عنوانا للرسالة في القسم المخصص لذلك والمعنون كالتالي:

Subject

انظر الصورة المرفقة

لا أفهم سببا لكاتب الرسالة لترك عنوان الرسالة فارغا، وإهمال نقطة مهمة في تبادل الرسائل، فكيف لو كانت الرسالة مرسلة إلى جهة مهمة مثل مؤسسة، أو شركة، أو جريدة، أو مجلة، أو حتى رئيس دولة إلخ.

قد يكون كاتب الرسالة مستعجلا لكن كم سيكلفه ذلك من الوقت؟ ثانية أو ثانيتين لا أكثر. السرعة أو العجلة ليست بديلا عن تنظيم عملنا وتطوير أرشيفنا فالذي يتعود على إرسال الرسائل بدون عنوان سيهمل الأشياء الصغيرة في عمله، أو كتابته، لذلك نرى بعض الكتاب الذين يهملون العناوين يهملون في تصحيح مقالاتهم والمواد الأدبية التي يكتبونها فتكثر فيها الأخطاء الطباعية، والإملائية، والقواعدية لأنه تعود أن لا يقرأ رسالته بعد الانتهاء منها لتنقيحها، فأصبحت لديه عادة دائمة يصعب تغييرها.

ثانيا: في مقابل ذلك هناك من يكتب رسالة قصيرة للأسف في قسم العنوان المعنوان ب

Subject

فبدلا أن يكتب عنوانا للرسالة يشبه فحوى رسالته مثل طلب عمل، أو رسالة حب، أو اسم المقال المرسل تراه يكتب هناك رسالة كاملة مثل :
مرحبا يا أبو فلان كيف حالكم نرجو أن تكونوا بخير إلخ
أو يكتب ما يلي:
مرسل لكم في هذه الرسالة مقالا للنشر نرجو أن تتكرموا بنشره ولكم جزيل الشكر، وعندما تنشرونه نرجو أن ترسلوا لنا الرابط للمقال.

كل هذا في العنوان بحيث لم يعد عنوانا بل أصبح رسالة كاملة وبقي جسم الرسالة فارغا بدون أية كلمة.

ثالثا: جسم الرسالة

يجب أن تكون الرسالة قصيرة وفي الموضوع نفسه، فمثلا عندما ترسل رسالة تطلب نشر مقال في مجلة، أو موقع شبكي، عليك أن تحدد ذلك بعدة كلمات كالتالي:

السيد المحرر،

أبعث لكم نص مقالي الأخير (ليلى والقمر) للنشر في جريدتكم، آملين أن يحظى بقبولكم.
والسلام عليكم.

بعض الكتاب يبعث بملف رسالة كامل، بحيث يبدأ بتمجيد المرسل إليه والإشادة به، ويستفسر عن أحواله وعن صحته إلخ ثم في آخر الرسالة يكتب تلك العبارة التي يطلب فيها نشر النص الذي أرسله، وفي المقابل هناك من يرسل النص دون أية رسالة أصلا وعلى المحرر أن يفهم أن هذا النص للنشر، وأن ينشره فورا دون تأخير وإلا زعل صاحبنا، وكأن المحرر المشرف على النشر والذي غالبا ما يعمل متطوعا صخرة صماء عليه التعامل مع الرسائل كأنه يتعامل مع حجارة.

رابعا: تحويل الصور

يخطئ الكثير من الناس في تبادل الصور حيث يتبادلونها عبر ملف وورد دون مبرر، ومعروف أصلا أن ملف وورد يضعف الصور فنيا بعد نقل الصورة منه لكن الأهم هو لماذا يتعب المرسل نفسه سواء كان كاتبا أو شخصا عاديا بوضع الصور في ملفات وورد؟ ويضيع وقته ووقت مستلم الرسائل الذي سيضيع وقتا آخر وهو ينقل الصور من وورد إلى الكمبيوتر .

كان بإمكان الكاتب أو المرسل بشكل أدق أن يرسل الصورة كما يرسل الملف حيث يلحقها بالرسالة كصورة ولن يحتاج ذلك منه سوى ثانية واحدة في حين وضعها في وورد سيحتاج إلى وقت أطول.

كيف يرسل المرسل الصور

عندما يتبادل الناس الصور يقعون بأخطاء فاحشة حيث يرسلونها بأحجام كبيرة فيعطلون بريد المستلم، ومعظم الذين يقومون بذلك لا يعرفون ما هو حجم الصورة التي يرسلونها، إن من المستحسن للمرسل أن يرسل لصديقه رسائل صغيرة الحجم أو يضغطها بما يسمى بالانكليزية ب زب فايل (ملف زب) وإن كانت كبيرة عليه القيام بتصغيرها. وعلى المرسل في حالة الصور والملفات أن يكتفي بعدة صور في الرسالة الواحدة وليس خمسين صورة مثلا حتى لا يتعطل بريد المستلم لفترة طويلة. فعندما يستلم شخص أو مؤسسة من شخص آخر رسائل كبيرة الحجم
فسوف يملها، ويقوم بوضع مرسلها على اللائحة السوداء مما يقطع العلاقة معه.

أسماء الصور والملفات:

بسبب اختلاف البرامج المستخدمة بين المتراسلين وتعدد البرامج ومنها ما هو قديم جدا ولأن العرب لم يطوروا تكنولوجيا اللغة العربية فكثيرا ما تصل الملفات أو الصور برموز غير مقروءة لدى المستلم ولا تنفع معها طريقة تغيير طاقم الأحرف (الكودنج).

لذلك يفضل أن تكتب أسماء الصور والملفات بالأحرف اللاتينية لضمان وصولها سالمة، وحسب معظم ما هو متوفر حتى الان فإن السيرفر عادة ما يخطئ في التعامل مع الأحرف العربية لذلك فإن المجلات أو المواقع التي تستخدم برامج متطورة على النت لا تحفظ أسماء الصور فيها بالأحرف العربية ولكن بالأحرف اللاتينية، أو بالأرقام العربية الأصلية التي يستخدمها الغرب حاليا وتكون أسماء الصور هنا متشابكة ولا فراغات بينها.


فورمات بت ماب BMP

الصور التي تكون بفورمات بي إم بي كبيرة الحجم في العادة وتستخدم لأغراض الطباعة ولكنها لا تستخدم في مجال النشر الألكتروني، ولذا ننصح الذين يرسلون صورا للنشر في موقع ألكتروني أن لا يرسلوا الصور في فورمات «بي إم بي» للتوفير على المستلم مهمة تحويلها إلى فورمات جديدة. يفضل في هذه الحالة تغييرها إلى فورمات جيبك أو جف أو بنغ

JPG

JIF

png


خامسا: اسم المرسل

كثيرا ما يصل الواحد منا رسالة بدون اسم صاحبها، وقد يكون مقبولا عندما يكون عنوان البريد الألكتروني يحمل اسم المرسل بشكل واضح لكن أحيانا كثيرة يكون العنوان لا يدل على اسم الكاتب وربما يكون الكاتب يستخدم عنوان صديقه أو أن العنوان يحمل رموزا وأرقاما لا نعرف من خلالها اسم المرسل، فكيف سنعرف من أين أتت الرسالة؟

من أهم فنون الرسالة أن يكتب المرسل اسمه في نهاية الرسالة، فأحد أهم أسباب المراسلة هو التعارف وليس الغموض.


سادسا: استخدام رسائل قديمة للرد

لنفس السبب وهو الكسل، يصل الواحد منا رسائل ردا على رسائل يكون هو قد أرسلها منذ أشهر وربما منذ سنة فيتوقع مستلم الرسالة أن المرسل يعلق على رسالته، لكنه يفاجأ أن المرسل يكتب له رسالة جديدة وعن موضوع جديد وبدل أن يكلف نفسه بنقل العنوان من الرسالة أو من البريد عنده يعود إلى رسالة قديمة ويضغط على زر رد أو ريبلاي ويبدأ بكتابة رسالته. هكذا دون أية مراعاة لأصول المراسلات، فكيف يكون ذلك؟


سابعا: الملفات المرفقة

كثيرا ما يرسل كاتب مثلا مقالا لصديقه أو للنشر أو لأسباب أخرى فيضيف ملف وورد للرسالة دون أن يوضح لمستلم الرسالة ماذا في الملف، ولأن ملفات الفيروسات كثيرة هذه الأيام لذلك يفضل أن يكتب مرسل الرسالة بأنه يرسل ملفا يتضمن كذا وكذا فهذه سمة من سمات الفن في المراسلة.

ثامنا: ضرورة تطوير المعلومات التكنولوجية.

معروف أننا في عهد التقدم العلمي والتكنولوجي، ولا يكفي أن يتعلم الواحد منا كيف يشغل الجهاز ويكتب عنوان موقع معين ليفتح له، فأولادنا الصغار أصبحوا يجيدون ذلك، حتى في سن سنتين، ولا يكفي أن يكون للواحد منا بريد ألكتروني، ويقف مبهورا أما الرسائل التي تصله خلال ثانية واحدة، بل علينا مهما تدنت ثقافتنا، أن نطور قدراتنا وخبراتنا، في هذا المجال، فالمعلومات الخاصة بالإنترنت منشورة في مواقع كثيرة مجانا ويمكنكم البحث عنها وتعلم الكثير منها، وليس الوقوف في نفس المكان طوال الوقت.

ختاما نأمل أن نخطو ولو خطوة واحدة في مجال الرسائل المتبادلة، فإن لم نفعلها فكيف سنقدم على الخطوات الكبيرة والأكثر أهمية منها؟!

الرد على هذا المقال

مراقبة استباقية

هذا المنتدى مراقب استباقياً: لن تظهر مشاركتك إلا بعد التصديق عليها من قبل أحد المدراء.

نلفت انتباه زوارنا الكرام الى اننا لن ننشر:
- أى مداخلات تتهجم على اشخاص لا دخل لهم بموضوع المقال وتستخدم ألفاظاً غير لائقة.
- أي مداخلة غير مكتوبة باللغة العربية الفصحى.

من أنت؟
مشاركتك
  • لإنشاء فقرات يكفي ترك سطور فارغة.

١ مشاركة منتدى