الأحد ٨ آذار (مارس) ٢٠٠٩
بقلم أشرف شهاب

فنون وإتيكيت البريد الإلكترونى

تتسبب بعض الأخطاء البسيطة الشائعة فى عدم وصول رسائل البريد الإلكترونى إلى الجهة المقصودة، أو وصولها بشكل يساء فهمه، أو غير مفهوم على الإطلاق. ولهذا ينبغى إتباع بعض القواعد البسيطة لتفادى الوقوع فى تلك الأخطاء، وضمان تحقيق الرسالة للهدف المطلوب.

وينصح خبراء الإنترنت مستخدمى البريد الإلكترونى بمراعاة بعض الآداب وقواعد الإتيكيت عند كتابة الرسائل ومن بينها:

1. التأكد من العنوان البريدى

يجب التأكد جيدا من طريقة كتابة العنوان البريدى للشخص المستقبل للرسالة. فإذا كان العنوان غير مسجل على قاعدة بيانات بريدك الإلكترونى، وتحتاج إلى كتابته يجب التدقيق فى الأحرف والأرقام لأن أى خطأ فى كتابة حرف واحد أو نسيانه يمكن أن يتسبب فى عدم وصول الرسالة. وتذكر دائما أن البريد الإلكترونى حساس جدا بالنسبة لهذه المسألة.

2. العناوين الخاطئة‏

تقدم معظم برامج البريد الإلكتروني خدمة الاستكمال الآلى للعناوين من ذاكرة البرنامج إذا كانت مسجلة مسبقا فى بريدك لتوفر عنك عناء إعادة كتابة العنوان كل مرة، وتفادى الخطأ فى إعادة الكتابة. وإذا كان لديك أكثر من شخص مسجل بنفس الاسم فلا تتسرع فى الاختيار. يجب التأكد أنك اخترت الاسم أو العنوان المطلوب حتى لا ترسل رسالة إلى أشرف محمود مثلا وأنت تريد إرسالها إلى أشرف حلمى. فى هذه الحالة ستصل الرسالة إلى الشخص غير المقصود.

3. الحروف الصغيرة والكبيرة

لا توجد أى مشكلة عند كتابة عناوين البريد الإلكترونى للمرسل إليه سواء بالأحرف الكبيرة أو الصغيرة. ففى كل الأحوال ستصل الرسالة، لأن العناوين غير حساسة بالنسبة للحروف الكبيرة أو الصغيرة. والمشكلة الوحيدة فى كتابة الحروف الصغيرة أو الكبيرة هو فى كلمات السر عند فتح صندوق البريد الإلكترونى لأن كلمات السر حساسة بالنسبة للحروف. ولكن من الأفضل أن تكون الحروف كلها صغيرة حتى لا تزعج عين المتلقى للرسالة.

4. وضوح عنوان الرسالة‏‏

يجب أن تعطى للمرسل إليه فكرة مختصرة عن محتوى الرسالة من خلال العنوان. وفى معظم الأوقات تصلنا رسائل لا نريد أن نفتحها أو نهمل فى فتحها لأننا مشغولون، وتصلنا عشرات الرسائل يوميا. وبالتالى لا بد أن نساعد الشخص المستقبل للرسالة على فهم مضمونها مراعاة لوقته وللذوق.

5. مصدر الرسالة مكشوف

يعتقد البعض أنه يمكن أن يسىء إلى الآخرين من خلال رسائل بريد مجهولة. ويظن أن عدم كتابة الاسم سيحميه من الانكشاف، أو إن إرسال الرسائل من بريد إلكترونى غير بريده الأصلى سيخفى سيمنع الآخرين من كشف حقيقته. هذه الاعتقادات خاطئة. فإذا أسأت إلى شخص معين فإنه يمكن أن يقوم بتعقب مصدر الرسالة سواء بنفسه أو من خلال الإبلاغ عنك لرجال الأمن، وبالتالى التعرف علي عنوان ورقم جهاز الشخص الذي أرسلها. ويمكنه فى هذه الحالة ملاحقتك قضائيا.

6. محتوى الرسالة

يجب التفكير جيدا فى المحتوى والمعنى المطلوب توصيله لمستقبل الرسالة، ومراعاة وقته. واختصار الكلمات والتعبير عن المعنى مباشرة، وبأقل قدر ممكن من الكلمات بشرط عدم الإخلال بالمعنى.

7. إختصار الكلمات

تفادى كتابة الكلمات بشكل مختصر فعلى سبيل المثال كلمة you تتم كتابتها u ، ولكن من الممكن أن يكون الشخص المستقبل للرسالة غير معتاد على هذه الاختصارات فلا يستطيع فهمها. ولذا من الأفضل كتابة الكلمات كاملة. ويمكن فقط استخدام الاختصارات بين الأصدقاء أو من نعرف أن لديهم خبرة فى التعامل مع هذه الحروف المختصرة حتى لا يحدث أى لبس أو سوء تفاهم.

8. الحروف الكبيرة

عند كتابة محتوى الرسالة باللغة الإنجليزية يجب تفادى كتباتها بالحروف الكبيرة لأن استخدام الحروف الكبيرة يعنى أننى غاضب ومنفعل، وأصرخ. وبالتالى يجب كتابة الرسالة بحروف صغيرة، مع عدم الإخلال بقواعد اللغة الإنجليزية فى هذا الشأن. وعند الرغبة فى التركيز على كلمة معينة يمكن مثلا وضع خط تحتها، أو تلوينها بلون مختلف.

9. الألوان

يجب تفادى البهرجة، والإفراط فى استخدام الألوان داخل الرسالة لأنها ستكون غير مريحة لعين القارىء الذى قد يتعب من قراءتها. كما يستحسن كتابة الرسائل بألوان واضحة كالأسود أو الأزرق وتفادى الألوان الباهتة غير الواضحة للعين.

10. التوقيع بالاسم

يجب توقيع الرسالة وعدم الاعتماد على أن المستقبل لها سيعرف أنك الراسل من خلال بريدك الإلكترونى. والسبب أن العديد منا يستخدمون عناوين بريد إلكترونى لا تحمل أى معنى يشير إلى اسم صاحب العنوان مثلا البعض يختار عنوان بريده كلمات أو عبارات مثل الرجل الحزين أو القمر الضاحك وغيرها. وهنا سيقع متلقى الرسالة فى حيرة. ولذا يجب كتابة الاسم بوضوح فى الرسالة.

11‏.‏ الكتابة بهدوء‏

إذا وصلتك رسالة مثيرة للأعصاب، وجعلتك تغضب فلا ترد عليها فورا. حاول الانتظار قليلا حتى تهدأ أعصابك. وعندما ترد عليها حاول أن تكون موضوعيا، ولا تنتقم ممن أغضبك.

12. تفادى السخرية‏

يجب استخدام كلمات واضحة، ولا تحمل معانى تدل على الاستظراف أو السخرية، لأن اختلاف الثقافات والحالة المزاجية للمتلقى يمكن أن تجعله يفهم رسالتك بشكل خاطىء أو على أنها إهانة.

13. الأخطاء الإملائية

تقدم معظم برامج البريد الإلكترونى خدم تصحيح الأخطاء الإملائية. ويستحسن مراجعة الأخطاء قبل الإرسال.

14. الملفات المرفقة

تتكرر مشكلة نسيان إرفاق الملفات التى نريد إرسالها مع الرسالة بسبب الاستعجال فى الضغط على أمر الإرسال دون مراجعة الرسالة، والتأكد من إرفاق الملفات. لذا يجب الحرص على إرفاق الملفات المطلوبة قبل إرسال الرسالة.

وبعد أن قمت بمراجعة رسالتك والتأكد من أن كل التفاصيل على أتم وجه، اضغط على أمر إرسال الرسالة وأنت مطمئن من وصولها إلى الشخص المعنى وتحقيقها للهدف المطلوب.

صالة العرض


مشاركة منتدى

أي رسالة أو تعليق؟

مراقبة استباقية

هذا المنتدى مراقب استباقياً: لن تظهر مشاركتك إلا بعد التصديق عليها من قبل أحد المدراء.

من أنت؟
مشاركتك

لإنشاء فقرات يكفي ترك سطور فارغة.

الأعلى